Waarmee kan ik u zoal helpen?

SharePoint en met name Office 365 is erg breed. Feitelijk kan ik u bij al uw functionele vragen helpen. Of dit nu ter ondersteuning of uitbreiding is van uw reeds bestaande SharePoint team, of een zelfstandig project. Mijn kracht zit in het luisteren naar de “probleem-eigenaar” om vervolgens een oplossing te realiseren middels zoveel mogelijk standaard SharePoint functionaliteit. Hieronder een aantal voorbeelden waarmee ik u van dienst kan zijn:

Branding

Uw SharePoint portaal is toe aan een facelift? Ik help u uw huidige huisstijl te verwerken in uw SharePoint omgeving.

Documentbeheer

Versies, sjablonen, terugvindbaarheid, samenwerken. Zaken die vanuit SharePoint eenvoudig in te richten zijn. Maar kan er nog meer?

(more…)

Workflow en formulieren

Door middel van SharePoint Designer Workflow of Nintex workflow kunt u zeer eenvoudig uw bedrijfsprocessen ondersteunen. Samen met uw domeinkennis komen we tot een mooi resultaat!

Zoeken

Ook uw gebruikers zijn ontevreden over het gevonden resultaat? Ik kan u helpen met het optimaliseren van uw zoekervaring.

 

Blog

Versiebeheer in SharePoint

versioningSharePoint biedt mogelijkheden aangaande versiebeheer op documenten. Hierin wordt onderscheid gemaakt in primaire en secundaire versies. Een secundaire versie is een 0.1 en een 0.2 etc. Een primaire is een 1.0 en een 2.0. versie.

Wat kan je nu met deze versies?

  1. Concepten en definitieve stukken
    Je kan een secundaire versie beschouwen als een concept document, welke voor een beperkte groep mensen zichtbaar is. Zodra je hem publiceert als een primaire versie, zal deze beschikbaar worden voor de overige gebruikers.
  2. Terughalen oudere versies
    Wanneer je om welke reden dan ook een oudere versie terug wilt halen, dan kan dit zonder enkel probleem. Dit geldt voor zowel de primaire als de secundaire.
  3. Vergelijken van versies
    Wanneer je een oude versie opent in Word, dan wordt je gevraagd hoe je het document wilt openen. Je kan nu kiezen voor de optie “Compare”. De oude versie wordt geopend naast de meest recente versie. Zodoende worden de verschillen enorm snel zichtbaar.

 

Search Ranking

Hoe kan ik de ranking van searchresults beïnvloeden?

Wanneer u een zoekopdracht via SharePoint Search ingeeft, kunnen de resultaten weleens anders zijn dan u had gehoopt. In deze blog beschrijf ik hoe SharePoint Search de volgorde van de zoekresultaten bepaald en hoe u deze volgorde (Ranking) kunt beïnvloeden.

Search Ranking

Wat is ranking?

Ranking is de waardering tussen een set items. Deze waardering komt tot stand door een algoritme, waardoor een item een hogere, lagere of gelijke waardering krijgt ten opzichte van een item uit dezelfde set. In deze blog ga ik verder niet in op het algoritme.(indien er behoefte is, kan dit nagelezen worden op de blog van Alexey Kozhemiakin’s)

 

Ranking models

Een rankingmodel bevat het algoritme van ranking. Sharepoint komt standaard met diverse rankingmodels, waarvan twee het meest gebruikt, namelijk die voor het zoeken door alle content en die voor de people search. Tevens bestaat de mogelijkheid om zelf custom rankingmodels te ontwikkelen. Let wel op, dit is een complexe aangelegenheid.

Statics / Dynamics

Binnen een rankingmodel wordt er een waarde gekoppeld aan diverse eigenschappen waarop uw inhoud gevonden kan worden. Deze type waarderingen zijn te verdelen in twee typen, Dynamics en Statics.

Dynamics zijn waarderingen, die beïnvloed worden door de ingevoerde zoekopdracht.
De dynamics die gedefinieerd zijn binnen de “default ranking model” zijn:

  • Title
  • Author
  • Filename
  • SocialTags
  • AnchorText
  • Body

Statics zijn scores waarop de ingevoerde zoekterm geen invloed op heeft. In het default rankingmodel zijn de volgende statics aanwezig:

Filetype ppt, site, doc, html, listitems, image, messages, xls, txt, xml
Language Indien taal van het item overeenkomt met de locals van de client, scoort dit document hoger in de ranking.
ClickDistance Aantal clicks vanaf een authoratative page tot aan het resultaat.
URLDepth Aantal slashes in de URL
LogClicks Aantal keer dat op een item is geklikt via zoekresultaten
LogSkips Aantal keer dat een item in resultaten is verschenen, maar niet op is geklikt.
LogLastClicks Laatste keer dat een item is geopend vanuit zoekresultaten.
Eventrate Aantal keer dat een item is geopend, buiten de zoekresultaten om

Context / Weight groups

Bij de dynamics valt één ding op. De lijst is eigenlijk maar zeer beperkt. Wat nu, als ik een eigen metadata veld mee wilt laten gelden aan de ranking?

Voeg je een custom metadata veld toe, dan zal deze standaard een ranking van 0 krijgen. Dit betekent dat deze dus geen positieve ranking, maar ook géén negatieve ranking krijgt. Kort gezegd, standaard telt een custom metadataveld niet mee voor de ranking.

Dit is op te lossen door aan het custom metadataveld een contextwaarde (of weightgroup) mee te geven. Op basis van deze contextwaarde, geef je het custom metadataveld een relatieve waardering.

Standaard geeft SharePoint de volgende context waardes (wederom, ik neem hier alleen diegene die belangrijk zijn voor het “default ranking model)

Managed property Rankingscore Context
Title 0.361 1
Author 0.019 5
Filename 0.151 2
SocialTags 0.102 14
AnchorText 0.022 6
Body 0.019 7

Uit bovenstaande tabel blijkt dat de Titel dus erg belangrijk is voor de ranking. Indien je een custom managed property hebt die net zo belangrijk is als de Title, dan geef je deze de contextwaarde 1 mee.

Indien de contextwaarden niet volstaan, dan zou een ander of custom rankingmodel wellicht volstaan.

Authoritative pages

De static “ClickDistance” bepaald de score aan de hand van hoeveel clicks het item verwijderd is van een “authoritative page. Met een authoritative page, geef je aan welke content belangrijk is. Wanneer bijvoorbeeld je knowledgebase diep genest zit binnen je sitestructuur, dan wordt deze content standaard lager geranked dan de content welke op je startpagina staat. Door deze knowledgebase toe te voegen als “authoritative page” komt deze content hoger in de ranking.

Er zijn vier niveaus van authoritative pages:

  • Most
  • Second level
  • Third level
  • Demote (met dit niveau geef je een negatieve score aan de content)

Conclusie

Zelf kan je, ook zonder technische kennis, de ranking dus beïnvloeden. Dit kan door gebruik te maken van de contextwaardes en de authoritative pages. Indien dit niet voldoende resultaat geeft, kan er altijd gekozen worden om een ander ranking model te kiezen, of er zelfs custom één te ontwikkelen (complex en technisch).

In een latere blog zal ik wat meer vertellen over mogelijkheden om de eindgebruiker te sturen naar het gewenste zoekresultaat. Dit kan middels Query suggestions, Promoted resuls en results blocks.

Postregistratie in Sharepoint mogelijk?

Huidige situatie:

“Inkomende en uitgaande post wordt nu niet op de meest efficiënte en effectieve manier geregistreerd of digitaal verwerkt. Hierdoor is de registratie niet altijd ‘sluitend’ en laat terugvindbaarheid te wensen over. Ook is een digitale verspreiding van poststukken aan intern geadresseerden niet structureel ingeregeld.”

Oude situatie

In de oude situatie werden poststukken handmatig gestempeld. Zij kregen een nummer, welke op basis van een Excel lijst, werd bepaald. Het document met stempel werd gescand, doorgestuurd via email en opgeslagen op de netwerkschijf. Elk secretariaat had hierin hun eigen weg gevonden. Hierdoor was de nummering niet consequent en zijn poststukken slecht terug vindbaar.

Kijkend naar bovenstaand zijn er dus twee uitdagingen:

  1. Inkomend en uitgaande post op een uniforme manier registeren, zodat deze een sluitende registratie krijgt
  2. Poststukken moeten digitaal verspreid kunnen worden.

In deze blog behandelen we de eerste vraag.

Werkvoorraad

Zowel inkomende als uitgaande poststukken worden centraal beheerd door het secretariaat van een afdeling. Inkomende post wordt door het secretariaat direct gescand. Doordat uitgaande post nog steeds een natte handtekening krijgt, worden de uitgaande stukken ook nog in gescand. Deze documenten komen na het inscannen in een algemene “werkvoorraad”, waar zij, door gebruik te maken van het “document ID” direct een uniek briefkenmerk krijgen. Dit briefkenmerk wordt ook “gestempeld” in het gedigitaliseerde document.

Postregistratie 01

Registratie

Het secretariaat heeft vanuit de werkvoorraad direct een duidelijk overzicht welke poststukken zijn binnengekomen en nog verwerkt dienen te worden. Door het document te openen, wordt een tweeluik geopend, waar de gebruiker enerzijds de registratiegegevens kan invoeren en anderzijds het document direct kan inzien. Dit vereenvoudigt de registratie aanzienlijk.

Postregistratie 02

Digitale verspreiding

Bij de registratie wordt tevens aangegeven wie de geadresseerde is. Op basis van dit gegeven ontvangt de geadresseerde een notificatie dat er een nieuw poststuk is ontvangen. De geadresseerde kan het poststuk direct openen en in behandeling nemen.

Uitgaande post

Bij uitgaande post worden de registratiegegevens van een document reeds ingegeven in het origineel. Het document met de natte handtekening wordt ingescanned en wordt in PDF vorm gekoppeld aan het originele MsWord document, op basis van het unieke briefkenmerk. De documenten, het origineel en het ondertekende stuk, zijn tevens direct aan elkaar gekoppeld.

Postregistratie 03

Terugvindbaarheid

Door het toekennen van de diverse kenmerken aan het poststuk als metadata en het inscannen met OCR, zijn de documenten goed terug te vinden. Door tevens gebruik te maken van de verfijning binnen de zoekresultaten, kan de gebruiker zeer eenvoudig het gewenste poststuk terugvinden.

Gebruikte technieken

– SharePoint 2013
– Nintex workflow
– Muhimbi PDF Converter for SharePoint

Meer weten?

Bovenstaand is slechts de postregistratie in een notendop. Vanuit een dergelijke gedachte kan het een startpunt zijn voor digitale dossiervorming in het kader van Zaakgericht werken, maar kan er ook gedacht worden aan digitale ondertekening van de stukken of het koppelen aan een CRM systeem.