Postregistratie in Sharepoint mogelijk?
Huidige situatie:
“Inkomende en uitgaande post wordt nu niet op de meest efficiĆ«nte en effectieve manier geregistreerd of digitaal verwerkt. Hierdoor is de registratie niet altijd ‘sluitend’ en laat terugvindbaarheid te wensen over. Ook is een digitale verspreiding van poststukken aan intern geadresseerden niet structureel ingeregeld.”
Oude situatie
In de oude situatie werden poststukken handmatig gestempeld. Zij kregen een nummer, welke op basis van een Excel lijst, werd bepaald. Het document met stempel werd gescand, doorgestuurd via email en opgeslagen op de netwerkschijf. Elk secretariaat had hierin hun eigen weg gevonden. Hierdoor was de nummering niet consequent en zijn poststukken slecht terug vindbaar. Kijkend naar bovenstaand zijn er dus twee uitdagingen:- Inkomend en uitgaande post op een uniforme manier registeren, zodat deze een sluitende registratie krijgt
- Poststukken moeten digitaal verspreid kunnen worden.